Wet verbetering Poortwachter: verplichtingen van de werkgever
Zodra een medewerker langer ziek is, komt er naast de menselijke kant ook een wettelijk traject op je af. De Wet verbetering Poortwachter bepaalt wat je wanneer moet doen. UWV toetst achteraf of dat genoeg was. Hieronder lees je rustig wat er van je wordt verwacht.
Door Nella Vegter, 25 jaar HR, voormalig Hoofd HR ·
De Wet verbetering Poortwachter verplicht werkgevers om bij ziekte van een werknemer actief aan re-integratie te werken, gedurende in de regel twee jaar loondoorbetaling. De kern: tijdig een probleemanalyse via de bedrijfsarts en een plan van aanpak, regelmatige evaluaties, waar nodig een 2e spoor traject, en een compleet re-integratieverslag bij de WIA-aanvraag. Schiet de inspanning tekort, dan kan UWV de loondoorbetaling met maximaal een jaar verlengen: de loonsanctie.
Bron: Wet verbetering Poortwachter, UWV
Samen verantwoordelijk, jij aan zet
Wordt een medewerker ziek, dan betaal je het loon in de regel maximaal twee jaar door. De Wet verbetering Poortwachter koppelt daar een opdracht aan: werkgever en werknemer werken in die periode sámen aan re-integratie. Het doel van de wet is eenvoudig. Het moet voorkomen dat mensen onnodig lang thuiszitten en in een uitkering belanden.
Samen verantwoordelijk dus, maar de regie ligt bij jou. Jij schakelt de bedrijfsarts in, jij stelt met je medewerker het plan van aanpak op, jij bewaakt de voortgang en jij legt vast wat er gebeurt. Je medewerker is verplicht om mee te werken, maar bij de eindtoets kijkt UWV vooral naar wat jíj hebt gedaan.
Dat klinkt zwaarder dan het in de praktijk hoeft te zijn. Wie de vaste momenten kent en het dossier bijhoudt, voldoet aan het grootste deel van de verplichtingen. Die momenten staan hieronder.
Vijf vaste momenten in twee ziektejaren
De wet hangt aan weeknummers. Dit zijn de momenten die UWV in het dossier verwacht terug te zien.
Week 6: probleemanalyse
De bedrijfsarts beschrijft uiterlijk in week 6 wat er speelt en welke mogelijkheden je medewerker heeft: de probleemanalyse. Dit document is de basis voor alles wat volgt.
Week 8: plan van aanpak
Uiterlijk in week 8 maak je samen met je medewerker een plan van aanpak: wat is het doel, welke stappen horen daarbij en wie doet wat. Verandert de situatie, dan stel je het plan bij.
Week 42: melding bij UWV
In de 42e ziekteweek meld je je zieke medewerker aan bij UWV. Een administratieve stap, maar wel een verplichte. UWV houdt zich tijdens de re-integratie op de achtergrond en wil op dit moment alleen weten dat je medewerker ziek is. Je krijgt wel een bevestiging met informatie over wat UWV verder van je verwacht, maar de inhoudelijke toets komt pas bij de WIA-aanvraag.
Week 52: eerstejaarsevaluatie
Aan het einde van het eerste ziektejaar evalueer je samen: wat heeft het jaar gebracht, en is terugkeer in de eigen organisatie nog realistisch? Wacht met het 2e spoor niet tot dit moment. Zodra er geen zicht meer is op een structurele terugkeer bij jou, moet een 2e spoor traject starten. Na de eerstejaarsevaluatie kan het alleen achterwege blijven als er binnen drie maanden concreet perspectief is op werk binnen je eigen organisatie.
Week 93: WIA-aanvraag
Uiterlijk in week 93 vraagt je medewerker de WIA-uitkering aan, met het re-integratieverslag als onderbouwing. UWV toetst dan of werkgever en werknemer samen genoeg hebben gedaan.
De loonsanctie: een jaar extra loon doorbetalen
Bij de WIA-aanvraag beoordeelt UWV het re-integratieverslag: het dossier waarin de stappen van twee jaar staan. Vindt UWV dat je te weinig hebt gedaan, dan kan de loondoorbetaling met maximaal een jaar worden verlengd. Dat is de loonsanctie. Te weinig kan van alles zijn: een 2e spoor dat te laat is gestart, evaluaties die ontbreken, keuzes die nergens zijn onderbouwd.
Het goede nieuws: een loonsanctie is vrijwel altijd te voorkomen. Niet met dikke rapporten, wel met een dossier dat klopt. Een actueel plan van aanpak, evaluaties op de vaste momenten en een tijdig gestart 2e spoor traject met een dienstverlener die zorgvuldig rapporteert.
Twijfel je tussentijds of je genoeg doet? Dan kun je bij UWV een deskundigenoordeel aanvragen: een tussentijdse toets die laat zien of je op koers ligt. En hoe een 2e spoor traject er in de praktijk uitziet, lees je op de pagina re-integratie 2e spoor.
Ook jij hebt een rol en rechten
Lees je dit als werknemer, dan geldt de wet net zo goed voor jou. Je werkt mee aan het plan van aanpak, je gaat naar de afspraken met de bedrijfsarts en je zet redelijke stappen richting werk. Dat is geen formaliteit: meewerken beschermt ook jouw positie richting de WIA-beoordeling.
Daar staan rechten tegenover. Je hebt inzage in de rapportages die over je worden geschreven, je houdt inspraak in het plan, en ben je het oneens met de gang van zaken, dan kun je zelf bij UWV een deskundigenoordeel aanvragen.
Speelt er bij jou een 2e spoor traject, of komt dat eraan? In het artikel wat is re-integratie 2e spoor lees je rustig hoe zo’n traject werkt en wat het je kan brengen.
Zo blijft het werkbaar
De meeste werkgevers doen dit erbij, naast alles wat al op het bord ligt. Uitbesteden mag gelukkig: een arbodienst voor de verzuimbegeleiding, een casemanager voor de bewaking van de termijnen, een coach voor het 2e spoor. De eindverantwoordelijkheid blijft alleen wél bij jou. Kies dus partijen die hun rapportages op orde hebben.
Dat is precies waar ik in mijn eigen trajecten op stuur: elke zes weken een voortgangsrapportage en aan het eind een eindverslag dat aan de Poortwachter-eisen voldoet, zodat je dossier de UWV-toets kan dragen. En net zo belangrijk: een medewerker die zich gezien voelt, in een periode die toch al zwaar genoeg is.
Hoe een samenwerking eruitziet, van aanvraag tot eindverslag, lees je op de pagina voor opdrachtgevers. Liever direct even overleggen over een casus? Bel gerust, of laat je gegevens achter via het contactformulier.
Korte antwoorden op veelgestelde vragen
- Geldt de Wet verbetering Poortwachter ook voor kleine werkgevers?
- Ja. De wet maakt geen onderscheid naar bedrijfsgrootte: ook met twee of drie medewerkers gelden dezelfde termijnen en verplichtingen, inclusief het risico op een loonsanctie. Juist voor kleine werkgevers komt dat hard aan, omdat er zelden een eigen HR-afdeling is die de termijnen bewaakt. Een goede arbodienst of casemanager is dan geen luxe maar een vangnet. En voor het 2e spoor kun je een externe coach inschakelen. De verplichting blijft, de uitvoering hoef je niet alleen te doen.
- Wat is een deskundigenoordeel en wanneer vraag je dat aan?
- Een deskundigenoordeel is een tussentijdse toets door UWV: een onafhankelijk oordeel over de vraag of de re-integratie-inspanningen tot dan toe voldoende zijn. Het kan ook over een concreet geschilpunt gaan, bijvoorbeeld of aangeboden werk passend is. Zowel werkgever als werknemer kan het aanvragen. Het is vooral zinvol wanneer het traject vastloopt, of wanneer je twijfelt of je op koers ligt richting de WIA-toets. Het oordeel is niet bindend. In de praktijk weegt het zwaar, ook in je dossier.
- Wat als je medewerker niet meewerkt aan de re-integratie?
- Ook de werknemer heeft wettelijke verplichtingen: meewerken aan het plan van aanpak, gehoor geven aan oproepen van de bedrijfsarts en redelijke stappen richting werk zetten. Gebeurt dat niet, dan wordt van je verwacht dat je je medewerker daarop aanspreekt en dat schriftelijk vastlegt. In het uiterste geval zijn er loonmaatregelen mogelijk, maar dat luistert juridisch nauw. Laat je daarbij adviseren. Vaak zit er achter niet meewerken overigens iets anders: angst, overbelasting of onduidelijkheid. Een goed gesprek lost meer op dan een formele brief.
- Kun je de re-integratie volledig uitbesteden?
- De uitvoering wel, de verantwoordelijkheid niet. Je kunt een arbodienst, casemanager of re-integratiecoach inschakelen voor vrijwel elke stap, van verzuimbegeleiding tot het volledige 2e spoor traject. UWV blijft je als werkgever echter aanspreken op het resultaat: een compleet dossier met tijdig gezette stappen. Kies daarom dienstverleners die zorgvuldig rapporteren en je actief op de hoogte houden, zodat je kunt bijsturen zolang dat nog kan. Vraag daar vooraf gewoon naar: hoe ziet de rapportage eruit, en hoe vaak verschijnt die.
Bronnen
- Werkwijzer Poortwachter (UWV, 1 augustus 2022), het toetsingskader dat UWV zelf gebruikt: probleemanalyse, plan van aanpak, eerstejaarsevaluatie, de startvoorwaarde voor het 2e spoor en de loonsanctie
- Quick start bij de Werkwijzer Poortwachter (UWV), hetzelfde stappenplan in werkgeversvorm, inclusief het ritme van de voortgangsgesprekken
- Beoordeling re-integratieverslag (UWV), de twee jaar loondoorbetaling en de verlenging met maximaal een jaar
- Deskundigenoordeel aanvragen als de re-integratie vastloopt (UWV), wie het kan aanvragen, dat het niet bindend is en dat UWV het wel meeweegt
- Aangifte van langdurige ziekte, in de 42e week (UWV-formulier), de termijn van de melding en de rol van UWV op dat moment
- Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar (wetten.overheid.nl), de wettelijke termijnen voor het oordeel van de bedrijfsarts en het plan van aanpak, en de verplichte inhoud van het re-integratieverslag
- WIA-uitkering (IVA/WGA) aanvragen (UWV), het moment waarop je medewerker de WIA-uitkering aanvraagt
- Plan van aanpak als een werknemer ziek is (UWV), de termijn voor het plan van aanpak en hoe vaak je de voortgang bespreekt
Wet- en regelgeving verandert. Staat er iets dat niet meer klopt? Laat het me weten, dan pas ik het aan.
Meer over dit onderwerp
Deskundigenoordeel UWV: wanneer vraag je het aan?
Een tussentijds oordeel van UWV als de re-integratie vastloopt. Welke vier vragen je kunt voorleggen, wanneer het echt helpt, en waarom het advies is en geen besluit.
Lees verder →Loonsanctie voorkomen: wat UWV verwacht van een 2e spoor traject
Een loonsanctie volgt vaak als UWV vindt dat het 2e spoor te laat of te dun is ingezet. Wat de RIV-toets precies weegt, hoe een dossier eruitziet dat die toets doorstaat, en waar het meestal misgaat.
Lees verder →Voor opdrachtgevers
Werkwijze, rapportage en tarieven voor werkgevers, casemanagers en re-integratiebureaus.
Lees verder →
Geschreven door Nella Vegter
Coach voor re-integratie 2e spoor, outplacement en loopbaancoaching in Amsterdam en omgeving. Daarvoor 25 jaar HR, waarvan de laatste jaren als Hoofd HR in het hoger onderwijs. Ik ken dus allebei de kanten van de tafel.
Even sparren over een lopend dossier?
Gratis telefonisch kennismaken. Je vertelt waar het dossier staat, ik denk mee over de volgende stap, ook als het traject al loopt. Werknemers zijn net zo welkom om te bellen.